Cases de Sucesso: Estratégias de RevOps e CRM HubSpot

Da Planilha ao Playbook Vivo: a Virada de Processos da NX Business com a Iasbeck&Co + HubSpot

Como uma empresa de educação comercial saiu de um CRM sem visibilidade e um CS gerido em planilhas para uma operação inteira de Marketing, Vendas e Sucesso do Cliente rodando dentro do playbook que já usava, com 98% de aderência às tarefas do processo.

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98,2%

(Taxa de conclusão de tarefas)

85.580 tarefas concluídas dentro do fluxo de trabalho implementado no HubSpot, contra 1.527 não iniciadas.

12,75dias

(Mediana do ciclo de venda)

tempo típico entre abertura e fechamento de negócio (a média de 46,4 dias é distorcida por outliers)

3

Hubs implementados

Marketing, Sales e Service Hub estruturados dentro de uma única plataforma.

1

fonte única de dados

Marketing, vendas e CS deixaram de operar em CRM antigo e planilhas paralelas.

A NX Business atua no segmento de educação, com treinamentos focados na área comercial. Antes do projeto, a empresa vinha de um CRM antigo sem visibilidade de métricas de pipeline, com o time de CS operando manualmente em planilhas para acompanhar projetos e treinamentos que, em alguns casos, envolviam consultoria contínua por mais de um ano.

Desafios:

A falta de estrutura entre marketing, vendas e CS criava gargalos de visibilidade e retrabalho em toda a jornada do cliente:

CRM sem visibilidade de pipeline a empresa tentava contornar isso com extrações manuais de dados, mas a inconsistência impedia qualquer leitura confiável de performance.
Ausência de SLA entre SDRs e Closers: não havia uma passagem estruturada (handoff) entre as duas pontas do processo comercial, o que gerava atrito e perda de contexto.
CS 100% em planilhas: sem uma plataforma única, o acompanhamento de projetos e treinamentos de longo prazo dependia inteiramente de controle manual.
Marketing sem fluxos de nutrição: leads ficavam sem qualquer trabalho até o momento em que decidiam avançar por conta própria na jornada de compra.

Soluções:

A Iasbeck&Co estruturou o HubSpot para refletir fielmente o playbook comercial que a NX Business já usava, em vez de impor um processo genérico:

Separação do pipeline de SDRs e Closers: Cada time passou a ter métricas próprias, sem misturar performance de prospecção com performance de fechamento.
Pipeline de agendamento compartilhado: Resolveu o ponto de maior atrito do processo antigo, com registro estruturado de agendamentos e no-show entre SDRs e Closers.
Marketing Hub completo: fluxos de nutrição, disparos, newsletters, acompanhamento de mídia paga, postagens em redes sociais e webinars com rastreamento de presença, tudo dentro do HubSpot.
WhatsApp Business em coexistência: Todos os números da empresa conectados ao HubSpot, com conversas registradas direto na timeline de contatos e negócios.
CS migrado da planilha para pipeline por produto: cada produto e treinamento passou a ter visão própria da jornada, substituindo o controle manual.
Playbooks de manutenção entregues no encerramento: garantiram autonomia real para o cliente sustentar a operação após o fim do projeto.

Handoff sem atrito entre SDR e Closer:

O pipeline de agendamento compartilhado eliminou o ponto que mais gerava fricção no processo comercial antigo.

Visão completa da jornada de CS:

Acompanhamentos de mais de um ano, antes geridos em planilha, passaram a ter pipeline próprio por produto.

Fidelidade ao processo, não um sistema genérico:

O critério de sucesso do projeto não foi uma meta de receita, mas a aderência do time ao playbook já validado pela empresa, refletida na taxa de 98,2% de conclusão de tarefas.

Comunicação centralizada:

Toda interação via WhatsApp passou a ficar registrada na timeline do contato, sem depender de múltiplos números soltos.

Conclusão

O case da NX Business mostra que nem todo projeto de CRM precisa de uma meta de receita para provar valor. Aqui, o sucesso foi medido pela fidelidade do time ao processo que a própria empresa já sabia que funcionava, e a taxa de 98,2% de conclusão de tarefas comprova que esse processo saiu do papel e passou a rodar de verdade dentro do HubSpot.

Ao separar as métricas de SDRs e Closers, estruturar o handoff entre eles e tirar o CS da planilha, a Iasbeck&Co entregou algo além de uma implementação técnica: uma operação em que marketing, vendas e sucesso do cliente finalmente compartilham a mesma fonte de verdade, com playbooks de manutenção que garantem que essa fidelidade continue depois que o projeto termina.

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